¿Quién realiza viajes de negocios en su empresa? ¿Es el departamento de finanzas, el planificador de viajes o el administrador?
Si es un profesional de recursos humanos, la reserva de viajes de negocios puede ser una de sus tareas diarias en el lugar de trabajo. Pero eso no significa que no debas involucrarte.
Como gerente de recursos humanos, es su responsabilidad garantizar la seguridad y el desempeño de los empleados y hacer que su empresa sea atractiva para los nuevos talentos. Los viajes de negocios están directamente relacionados con estas áreas.
Cuando se trata de implementar una nueva herramienta para automatizar algunos aspectos de la gestión de viajes de negocios, los equipos de recursos humanos suelen ser una parte importante del proceso, especialmente si trabajan para una pequeña o mediana empresa. Los datos de TravelPerk muestran que casi el 10 % del tiempo, un profesional de recursos humanos es el punto de contacto entre nosotros y las empresas a las que servimos.
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¿Por qué los profesionales de recursos humanos deberían involucrarse en la subcontratación?
Mantener seguros a los empleados que viajan
Las empresas tienen el deber de cuidar a sus empleados. Cuando un empleado se encuentra en un viaje de negocios, su seguridad pasa a ser responsabilidad del empleador.
Los programas de viajes de los empleados implican un cierto nivel de riesgo. Si bien esperamos que todo salga bien, siempre existe la posibilidad de que los viajeros pierdan sus documentos, se enfermen o sufran un accidente durante el viaje. Corresponde a los empleadores tomar precauciones para reducir la probabilidad de que se produzcan estos incidentes y asegurarse de que se aborden adecuadamente si ocurren.
Así como la mayoría de los departamentos de recursos humanos tienen un plan para hacer frente a emergencias (como un incendio en la oficina), deben: crear un plan para hacer frente a situaciones de emergencia en la carretera. Esto protegerá la seguridad y el bienestar de los viajeros al tiempo que garantiza el cumplimiento legal.
Desarrollar la marca del empleador y aumentar el compromiso de los empleados
Los viajes de negocios tienen un impacto directo en cómo se sienten los empleados acerca de su trabajo. Una encuesta realizada por la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) encontró que casi el 80% de los viajeros de negocios de América del Norte dicen: su experiencia de viaje de trabajo afecta su satisfacción laboral general.
El mismo estudio también encontró que casi el 60% de los viajeros norteamericanos dicen La política de viajes de una empresa es un factor importante al considerar un nuevo empleador potencial— Por lo tanto, las iniciativas de viajes de negocios también son clave para el reclutamiento y la marca del empleador.
Los departamentos de recursos humanos deben conocer la política de viajes de negocios de su empresa para que puedan compartir información sobre esa política con los candidatos al puesto.
También deben considerar cómo los viajes de negocios pueden afectar el compromiso de los empleados, la retención y la cultura de la empresa, ya sea positiva o negativamente (dependiendo de cómo se sientan los empleados acerca de sus experiencias de viaje y reserva).
Mantener el cumplimiento y el rendimiento
Los departamentos de recursos humanos también son responsables de monitorear el desempeño y el cumplimiento de los empleados. Desafortunadamente, puede haber situaciones en las que los viajeros de negocios no sigan las políticas de la empresa en lo que respecta a los gastos comerciales o el reembolso. Si esto sucede, se debe informar a Recursos Humanos sobre el problema (y si hay una manera de prevenirlo en primer lugar, tanto mejor).
Por otro lado, los viajes de negocios también pueden tener un efecto positivo en el desempeño de los empleados. El 84 % de los viajeros de negocios norteamericanos dicen la calidad de su experiencia de viaje de negocios afecta los resultados laborales, según la GBTA. En muchos casos, viajar puede aumentar la moral y la salud, mejorar las relaciones u ofrecer oportunidades de aprendizaje únicas que no están disponibles en la oficina.
Obviamente, los viajes de negocios vienen con varios problemas relacionados con los recursos humanos. Por lo tanto, no sorprende que muchos profesionales de recursos humanos estén directamente involucrados en la adquisición de herramientas de gestión de viajes de negocios.
Si se le ha encomendado la tarea de elegir un proveedor de software de viajes de negocios para su empresa, es posible que no sepa por dónde empezar. Estas son algunas de las características más importantes a tener en cuenta:
Seguimiento de viajeros y gestión de riesgos
Para mantener seguros a sus viajeros, necesita saber dónde están. Algunas plataformas de gestión de viajes ofrecen seguimiento en tiempo real, por lo que puede rastrear la ubicación de un viajero en caso de emergencia. TravelPerk ofrece una solución de gestión de viajes y riesgos, así como actualizaciones y notificaciones instantáneas para ayudar a los viajeros a mantenerse seguros.
Su herramienta de gestión y reserva de viajes también debería permitirle comunicarse fácilmente con los viajeros en tiempo real para que puedan notificarle cualquier cambio (y viceversa).
antes de viajar es posible que desee hacer un evaluación de riesgos de viaje para asegurarse de que comprende los riesgos potenciales de viajar. Esto es especialmente importante para viajes internacionales o viajes donde se requieren vacunas o visas.
Atención al cliente rápida
Sus viajeros deberían poder comunicarse con alguien si necesitan ayuda. Elija una plataforma que ofrezca atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana para que pueda cumplir con su deber de cuidado y optimizar la experiencia de los empleados. Si las personas necesitan cambiar un viaje con urgencia o recibir asistencia de emergencia, deben poder contar con su empresa de gestión de viajes.
Gestión de políticas de viajes corporativos
Al permitir que sus viajeros de negocios hagan sus propias reservas de viajes, puede ofrecerles más libertad y comodidad. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que sigan la política de la empresa?
Con una herramienta de software como TravelPerk, puede integrar su política de viajes y el proceso de aprobación directamente en la plataforma. Por lo tanto, obtiene un control total sobre el cumplimiento sin microgestión. Los viajeros pueden solicitar la aprobación directamente dentro de la aplicación y usted puede agregar restricciones para ayudarlos a reservar dentro de la política.
Flexibilidad
Ocasionalmente, los viajeros pueden necesitar volver a reservar en el último minuto debido a emergencias. Con soluciones de viaje flexibles, esto no tiene por qué significar una pérdida de pasajes aéreos u otros gastos de viaje.
El programa FlexiPerk de TravelPerk ofrece reembolsos completos en todos sus viajes por una pequeña tarifa. De esta forma, los viajeros pueden cancelar en cualquier momento hasta dos horas antes del viaje, y obtener un reembolso de al menos el 80% del viaje. A la larga, esto puede conducir a importantes ahorros de costos y dar a su empresa más control sobre los costos de viaje y el resultado final.
Para obtener más información sobre cómo TravelPerk puede ayudarlo a lograr sus objetivos de recursos humanos para los viajes de negocios, reservar una demostración gratuita para ver el software en acción hoy.