Cualquier empresa que desee invertir en una solución de planificación de recursos empresariales (ERP) debe asegurarse de tomar la decisión correcta. Desafortunadamente, hasta el 60 por ciento de las implementaciones de ERP fallan. El comprador no ha estimado correctamente el tiempo, el esfuerzo y los recursos necesarios para completar con éxito esta tarea. Además, la mayoría de las implementaciones cuestan mucho más de lo esperado, lo que perjudica al negocio.
¿Cómo se pueden evitar estos problemas? ¿Qué debe saber al elegir un sistema ERP para evitar problemas similares y aumentar la probabilidad de una implementación exitosa? La siguiente guía proporciona respuestas a estas preguntas y más para ayudarlo a elegir el sistema ERP adecuado.
¿Qué es un sistema ERP?
Cuando se introdujeron por primera vez, los sistemas ERP se diseñaron pensando en las empresas de fabricación y distribución. Desarrollaron muchos elementos de las operaciones de la cadena de suministro, incluida la contabilidad, la gestión de servicios y las adquisiciones. Con los años, sin embargo, estos sistemas han evolucionado debido a los avances tecnológicos. ERP es fundamentalmente diferente del software de contabilidad independiente, aunque las personas aún pueden confundir los dos.
Los sistemas ERP de hoy son plataformas operativas multifacéticas que forman la base de un negocio. De hecho, ERP toca todos los aspectos del negocio. Por esta razón, la lista de verificación que alguna vez se usó para determinar qué sistema ERP es el adecuado para una organización ya no es útil. Uno no puede simplemente mirar una lista de funciones y decidir si una plataforma ERP satisfará sus necesidades.
A medida que se ha ampliado la funcionalidad de estos sistemas, se han vuelto más difíciles de implementar, mantener y personalizar. Esto no significa que la empresa deba abandonar la solución ERP. Las necesidades comerciales específicas se pueden abordar utilizando este sistema.
Ventajas de la solución ERP
Los trabajadores remotos siguen siendo la norma hoy en día. Aunque la crisis del Covid-19 está disminuyendo, ya que las nuevas cepas del virus son menos mortales, muchas personas continúan trabajando desde casa por varias razones. Un sistema ERP permite a los empleados acceder a la nube independientemente de su ubicación. Todos los empleados pueden acceder a la información almacenada porque está contenida en una ubicación centralizada.
Los trabajadores pueden colaborar utilizando datos y análisis en tiempo real. Hacerlo ayuda a aumentar las ventas y los ingresos para que el negocio pueda crecer. Cuando una empresa utiliza sistemas especializados con roles específicos, los tiempos de respuesta disminuyen, lo que puede generar demoras. Cuando todos los elementos están integrados en un solo sistema, no hay necesidad de recuperar datos específicos de otro departamento para ayudar al cliente. Toda la información estará fácilmente disponible en el ERP.
Los dueños de negocios usan ERP para obtener una imagen completa de las operaciones. Ven qué recursos se asignan y dónde, qué productos obtienen la mejor respuesta de los consumidores y dónde se deben realizar cambios para hacer avanzar el negocio. Hacerlo cuando se usan sistemas separados es un desafío mayor. El propietario pasaría innumerables horas recopilando datos de varias fuentes antes de analizar estos datos para obtener información valiosa. ERP elimina la necesidad de esto porque toda la información está disponible en el mismo sistema.
Nos estamos preparando para elegir un sistema ERP
Determine el propósito del sistema antes de continuar con el proceso de compra. ¿Por qué la empresa está considerando hacer esta compra? ¿Qué ganará haciendo esta inversión? Defina los objetivos de compra y asegúrese de que se alineen con los objetivos comerciales.
¿Por qué la compañía está considerando esta adquisición? Puede ser para mejorar y simplificar los procesos, o la empresa puede querer reducir el riesgo de un ataque de seguridad cibernética. Algunas empresas están invirtiendo en este software para ayudar con sus iniciativas de fusión y adquisición. Sin embargo, estas son solo algunas de las razones por las que una empresa puede optar por comprar una solución ERP.
Una empresa puede querer automatizar tareas para liberar a los empleados para otras tareas que solo un ser humano puede hacer. La automatización también ayuda a reducir el riesgo de error humano, que es una preocupación en cualquier negocio hoy en día. Cuando una empresa sabe por qué está haciendo una compra, se vuelve más fácil encontrar un sistema que se ajuste a las necesidades de la organización.
Piense en dónde podría estar la empresa en el futuro. El objetivo es elegir una solución ERP que siga siendo viable dentro de cinco o diez años. Muchos empresarios solo consideran el corto plazo cuando compran y descubren que tienen que repetir el proceso unos años más tarde. No cometas este error. Elija un plan teniendo en cuenta las necesidades a largo plazo del negocio.
Establecer un presupuesto para la compra. Al hacer esto, mire más allá del precio de compra original. Considere los costos de capacitación y mantenimiento junto con cualquier otro costo asociado con el uso del programa.
Seleccione un equipo para investigar y probar diferentes soluciones ERP. Asigne un patrocinador ejecutivo al equipo. Podría ser el director financiero, el director de tecnología u otra persona dentro de la organización. Sin embargo, no dude en buscar orientación externa al realizar esta compra. La empresa quiere asegurarse de tomar la decisión correcta, y una parte independiente puede ayudar con esto.
Selección de programa
Una vez que se establece el equipo, se deben determinar los requisitos del proyecto. Esto se hace evaluando los procesos comerciales actuales para ver cuáles son necesarios y cuáles pueden eliminarse. ¿Por qué el sistema asumiría una tarea que realmente no necesita?
En este punto, el equipo debe considerar el tamaño de la organización y la complejidad de sus operaciones. Averigüe qué software utilizan los competidores y si el software se puede personalizar para satisfacer las necesidades específicas de la organización. Además, el equipo debe asegurarse de que la solución ERP se integre con los sistemas comerciales existentes para facilitar el proceso de implementación.
Finalmente, el equipo debe considerar cualquier oportunidad para diferentes programas y complementos ofrecidos por el desarrollador del programa y sus socios. El procesamiento de datos es otra área a considerar antes de tomar una decisión.
Muchas empresas encuentran este proceso abrumador. Un consultor independiente puede ayudar en esta situación porque evalúa objetivamente la empresa y sus necesidades antes de recomendar un programa. Dado que un sistema ERP es una inversión a largo plazo, nunca está de más obtener una opinión externa. El sistema forma la columna vertebral del negocio, por lo que la solución correcta es crucial. Obtenga ayuda hoy para disfrutar de excelentes resultados.