El negocio va bien, sus empleados están contentos y está aumentando su base de clientes leales. Pero aún puede faltar una pieza del rompecabezas en las operaciones de su pequeña empresa: descubrir cómo hacer que la nómina sea menos abrumadora.
Pero pagarle al personal, mantener registros y administrar los impuestos no tiene por qué crearle horas extra de trabajo cada semana. Con el proceso y las herramientas correctos, pasará más tiempo cara a cara con los empleados y clientes y evitará pagar la nómina en su tiempo libre.
Por eso hemos creado esta guía de nómina para pequeñas empresas. Cubrimos todo, desde el diseño de la nómina hasta lo que necesita saber cuando llega el momento de declarar sus impuestos, así como el software que puede usar para optimizar la nómina y todo lo que conlleva.
Paso #1: Entienda las leyes y regulaciones de nómina
A menudo, no es solo el acto físico de hacer la nómina, sino las complejas reglas y regulaciones que acompañan al proceso lo que consume tanto tiempo.
Cumplir con las leyes y regulaciones de nómina es importante para evitar graves consecuencias legales y financieras, por lo que es importante hacer las cosas bien. Y eso puede significar rastrear muchas partes móviles. Piense en las regulaciones fiscales locales, estatales y federales, así como en las leyes de salarios y horarios.
Por ejemplo, cada estado tiene uno único. requisitos del día de pagoy su incumplimiento puede significar multas o incluso acciones legales.
También debe clasificar correctamente a los miembros del personal como exentos o no exentos, lo que determinará si son elegibles para el pago de horas extras y otros beneficios. Ley de normas laborales justas (FLSA) protección.
Eso no quiere decir que determinar con precisión si los trabajadores están presentes contratistas o empleados independientes. Hasta un tercio de los empleadores clasificar erróneamente al personal como contratistas independientes, un error que puede costar cientos, incluso miles, en multas.
Aprender y mantenerse al día con todas estas regulaciones puede parecer un trabajo en sí mismo. Por eso te recomendamos usar una herramienta como Homebase RRHH y Cumplimientoque puede rastrear todas las horas de sus empleados en un solo lugar y ayudarlo a cumplir con las leyes de salarios y horas, especialmente cuando se trata de descansos y horas extras.
Nuestra plataforma también puede notificarle cuando cambien las leyes laborales a nivel estatal o federal, y nuestro equipo de profesionales de recursos humanos siempre está listo para revisar sus procedimientos y brindarle asesoramiento cuando se sienta perdido.
Paso #2: Crear sistemas de nómina
Una vez que tenga una descripción general de las leyes y regulaciones que debe seguir, es hora de registrar su negocio con el gobierno. Eso significa registrar su nombre comercial con los gobiernos locales y estatales y solicitar su identificación fiscal, o número de identificación de empleado (E.N.I.).
Pero uno de los pasos más importantes cuando se le paga por su pequeña empresa es elegir y configurar su sistema de nómina. Y elegir un proceso manual puede ser complicado porque puede significar horas de trabajo adicional y errores costosos.
Así que búscalo software de nómina facilita su trabajo y le ayuda a mantener sistemas de facturación precisos y eficientes. Algunas características a buscar incluyen:
- conversión instantánea de horarios en horas y salarios para que estén listos para los salarios
- Presentación y emisión automática de W-2 y 1099
- Provisión automática de pagos a empleados, estado y RA Servicio de ingresos internos (IRS)
- Autodistribución y firma electrónica de documentos para empleados
- Mantener registros de tarjetas de tiempo para cumplir con las reglas de mantenimiento de registros FLSA
Básicamente, desea un sistema de nómina que le permita pagar a los empleados y declarar impuestos con solo hacer clic en un botón. El sistema también debe ser fácil de implementar y fácil de usar para la tripulación en piloto automático.
E idealmente, elija una herramienta que ofrezca otras funciones de recursos humanos, p. reclutamiento y contratación y: comunicación en equipopara que pueda mantener todos sus procesos internos centrales bajo un mismo techo.
Paso #3: Calcular el salario
Ahora que sabe cómo configurar la nómina, es hora de continuar con sus cálculos. significa decidir Sueldo brutocalcular impuestos y tomar deducciones antes de impuestos para cosas como planes 401(k) y seguro médico.
Calcular los impuestos sobre la nómina puede ser complicado, pero cuando usa un software como Homebase, una herramienta puede calcular, pagar y presentar automáticamente por usted. Nuestra plataforma está diseñada para equipos por hora con tasas de pago y exenciones únicas, y es adecuada para empresas en casi cualquier industria.
Título: Homebase puede darle una idea clara de lo que gana cada empleado y cuánto de su salario total se destina a impuestos.
Sueldo base también le permite definir roles, salarios y clasificaciones de empleados para cada miembro de su equipo y le permite ejecutar la nómina para todo su equipo con solo unos pocos clics.
Título: Homebase le permite definir salarios, roles y clasificaciones salariales únicos para cada empleado.
Además, el uso de una herramienta integral como Homebase elimina el estrés de asegurarse de cumplir con las leyes y regulaciones y lo ayuda a evitar pagar de más o de menos a sus empleados.
Paso #4: Pague a los empleados
Ahora es el momento de la parte favorita de su equipo de todo este proceso: el día de pago. y de regreso 50% trabajadores que informan que considerarían dejar sus trabajos como resultado de errores repetidos en la nómina, es fundamental asegurarse de que las personas tengan la cantidad correcta en sus cuentas bancarias.
La precisión de la nómina es importante no solo para mantener la moral del equipo, sino también para cumplir con las leyes y regulaciones y proteger su negocio.
Pero pagar a los miembros del equipo no se trata solo de entregar un cheque. Debe realizar un seguimiento de los métodos de pago preferidos, pagar a las personas a tiempo mediante nómina o depósito directo y distribuir los formularios de impuestos correctos.
Una vez más, la automatización de estos procesos ayuda a minimizar los errores y reduce la carga de trabajo.
Título: La aplicación Homebase notifica a los empleados cuando se les paga, lo que les facilita ver sus recibos de pago y ver exactamente cuánto han ganado.
Paso #5. Mantenga registros precisos
Incluso si envía sus pagos, su trabajo aún no ha terminado. La FLSA requiere que los empleadores mantengan notas clave para todos sus empleados no exentos, consistente en los datos correctos del empleado, sus horas y salarios.
Mantener registros precisos también es importante para tomar decisiones salariales informadas. Finalmente, los costos de nómina pueden sumar tanto como la mitad de todos los gastos de su negocio dependiendo de la industria en la que se encuentre.
Y cuando los márgenes de beneficio son ajustados, es importante saber exactamente adónde van sus ingresos. Tener registros de nómina detallados lo ayuda a determinar si está administrando su negocio de manera sostenible.
Por lo tanto, mantenga una documentación detallada de las horas y los salarios de los empleados, y asegúrese de mantener seguros los datos de la nómina para proteger a los miembros de su equipo y su negocio. No desea que las personas se preocupen por su privacidad, y ciertamente no puede arriesgarse a que la información caiga en las manos equivocadas.
Esta es otra razón por la que al usar una herramienta integral de nómina que genera y almacena informes, no tendrá que hacer el trabajo adicional de crearlos usted mismo y sabrá que están almacenados en un lugar seguro.
Título: Homebase crea y almacena con precisión informes de nómina para usted, desde resúmenes completos hasta vistas previas de W-2.
Paso #6. Administrar los impuestos sobre la nómina
Este es un hecho de la vida. “Nada es seguro excepto la muerte y los impuestos”. Estamos seguros de que ya sabe lo importante que es estar al tanto de sus impuestos sobre la nómina para cumplir con las leyes y reglamentos y evitar multas y recargos por pagos atrasados.
Y aunque nadie puede estar exento de impuestos, Benjamin Franklin no debería haber sido tan morboso con el tema. Cuando se administran adecuadamente, los impuestos sobre la nómina no deberían ser una molestia.
Administrar sus impuestos sobre la nómina significa:
- Determine quiénes son sus empleados sujetos a impuestos
- Determinar qué salarios están sujetos a impuestos
- Determine qué impuestos sobre la nómina se le aplican
- Familiarizarse con los formularios y procedimientos de declaración de impuestos
- Presentación de informes fiscales trimestrales y anuales
Nuevamente, recomendamos automatizar este proceso con una herramienta especializada que pueda calcular, pagar y declarar sus impuestos por usted. Porque, seamos realistas, a menos que sea un contador público certificado (CPA), hacer impuestos puede ser como tratar de leer un idioma extranjero.
Y tenga en cuenta que los diferentes estados tienen diferentes leyes de nómina y tasas impositivas, que pueden ser difíciles de evitar por su cuenta. Aquí es donde una herramienta especializada puede ayudarte.
Nómina perfecta para enviar pagos a tiempo y mantener su negocio próspero
Ahora que has leído y entendido estos consejos sobre cómo hacer la nómina de una pequeña empresa, es hora de poner en práctica tus conocimientos. Siga los pasos anteriores para configurar la nómina, pagar a sus empleados, mantener registros y presentar sus impuestos para mantener a su gente feliz y su negocio funcionando sin problemas.
Y recuerda, no tienes que preocuparte solo por la nómina. Considere usar una herramienta como Sueldo base simplifique y automatice el proceso y administre todas sus tareas de recursos humanos en un solo lugar.