Ավանդական փոստային սենյակները աշխատատար և ժամանակատար են և, անկեղծ ասած, հնանում են: Նմանապես, ծախսերը կրճատելու և հիբրիդային և հեռավոր աշխատանքի մոդելներին հարմարվելու աճող ճնշումը ստիպում է ձեռնարկություններին որոնել իրենց աշխատանքային հոսքերն օպտիմալացնելու և ձեռքով գործընթացները վերացնելու նոր ուղիներ:
Թվային փոստի սենյակների ավտոմատացման տեխնոլոգիաների աճով ընկերությունները կարող են պարզեցնել իրենց փոստային գործընթացները, բարձրացնել արդյունավետությունը և նվազեցնել ծախսերը: Այնուամենայնիվ, շատ կազմակերպություններ չգիտեն, թե որտեղից սկսել:
Կարդացեք այս ուղեցույցը՝ ավելին իմանալու համար, թե ինչպես կարող է ձեր բիզնեսը օգտագործել ավտոմատացված փոստային սենյակները՝ բարելավելու գործառնությունները և բարձրացնել արտադրողականությունը:
Ի՞նչ է փոստասենյակի ավտոմատացումը:
Պարզ ասած, փոստասենյակի ավտոմատացում մուտքային փոստի (և ֆիզիկական, և թվային) և այլ նամակագրության ավտոմատացման գործընթաց է՝ այն վերածելով կառուցվածքային բիզնես տվյալների։ որը այնուհետև ուղարկվում է համապատասխան անձանց կամ սնվում է ձեր կազմակերպության գործընթացներում և համակարգերում:
Փոստասենյակի ավտոմատացումը կարող է պարզեցնել գործընթացները, ինչպիսիք են էլեկտրոնային փոստի, հավելվածների, ֆիզիկական փոստի կամ սկանավորված փաստաթղթերի կողպված հիմնական տվյալների հավաքագրումը և դրանք ուղղակիորեն բիզնես ծրագրերին ուղարկելը, ինչպիսիք են ERP-ները, CRM-ները և հաշվապահական ծրագրերը:
Ինչպե՞ս է աշխատում փոստային սենյակի ավտոմատացումը:
Փոստային սենյակի ավտոմատացումն ունի չորս փուլ. Մուտքագրում, Դասակարգում, Մշակումև Բիզնես գործընթաց.
Աղբյուրը՝ տրամադրված հաճախորդի կողմից:
Եկեք նայենք, թե ինչ է տեղի ունենում յուրաքանչյուր փուլում:
Մուտքագրում
Փոստային սենյակի ավտոմատացման առաջին փուլը ներառում է մուտքային փաստաթղթերի հավաքում, որոնք հավաքագրվել են տարբեր մուտքային ուղիներով, ներառյալ փոստը, էլ. փոստը, բջջային հեռախոսը և MFP-ները:
Ավտոմատացված սկաներները և այլ առաջադեմ տեխնոլոգիաները, ինչպիսիք են օպտիկական նիշերի ճանաչումը (OCR), սովորաբար օգտագործվում են փոստային փոստը մշակելու և փաստաթղթերը ճշգրիտ կարդալու և փոխակերպելու համար: Սա վերացնում է ձեռքով տվյալների մուտքագրման անհրաժեշտությունը՝ նվազեցնելով սխալների հավանականությունը և բարելավելով արդյունավետությունը:
Դասակարգում
Երբ մուտքային նամակագրությունը հավաքագրվի, փոստային սենյակի ավտոմատացման հաջորդ փուլը յուրաքանչյուր ապրանքի դասակարգումն է ըստ տեսողական և բովանդակության վրա հիմնված բնութագրերի: Սա սովորաբար արվում է առաջադեմ ալգորիթմների միջոցով, որոնք վերլուծում են մուտքային նամակների յուրաքանչյուր տեսակ և որոշում համապատասխան նպատակակետը:
Օրինակ՝ օգտագործելով բնական լեզվի մշակման (NLR) տեխնոլոգիան, դուք կարող եք տվյալներ հանել նամակների տեքստից կամ նույնիսկ հավելվածներից: Նմանապես, ֆիզիկական փոստը կարող է տեսակավորվել ըստ բաժնի կամ անձի, որի համար նախատեսված է:
Մշակում
Հաջորդը մշակման փուլն է, որը ներառում է նամակագրության յուրաքանչյուր հատվածի մշակումը:
Այստեղ արհեստական ինտելեկտը (AI) և մեքենայական ուսուցման (ML) տեխնոլոգիան օգնում է ճանաչել սկանավորված փաստաթղթերի, PDF ֆայլերի կամ էլ. նամակների օրինաչափությունները: Հետագայում այս տվյալները ստուգվում են՝ համեմատելով դրանք հայտնի նիշերի հետ և, ի վերջո, վերածվում են ներքևում գտնվող բիզնես գործընթացների համար խմբագրվող տեքստի:
Բիզնես գործընթաց
Փոստային սենյակի ավտոմատացման վերջնական փուլը ներառում է տեղեկատվության մատակարարումը կազմակերպության գործընթացներին և բիզնես ծրագրերին: Սա սովորաբար ներառում է տեղեկատվության փոխանցում համապատասխան անձնակազմի անդամներին, կենտրոնական տվյալների բազաների և ERP համակարգերի թարմացում կամ պարզապես արխիվացում:
Ամենից առաջ տեղեկատվությունը դառնում է գործող և հեշտ հասանելի համապատասխան շահագրգիռ կողմերի համար՝ արագացնելով աշխատանքային հոսքերը և բարձրացնելով արտադրողականությունը:
Որո՞նք են փոստի ավտոմատացման առավելությունները:
Փոստի սենյակի ավտոմատացումը լի է առավելություններով: Ահա փոստային սենյակի ավտոմատացման ընդունման որոշ առավելություններ:
Բիզնես գործընթացների ավտոմատացում
Այսօրվա արագ զարգացող բիզնես լանդշաֆտում գործընթացների ավտոմատացումն այլևս տարբերակ չէ, այլ անհրաժեշտություն այն կազմակերպությունների համար, որոնք ցանկանում են առաջադիմել: Camuda-ի հարցման համաձայն. Կազմակերպությունների 97%-ը գործընթացի ավտոմատացումը համարում է կարևոր բաղադրիչ թվային վերափոխում.
Փոստային սենյակի ավտոմատացման հիմնական առավելություններից մեկը սովորական առաջադրանքների ավտոմատացման հնարավորությունն է, ինչպիսիք են փաստաթղթերի տեսակավորումը, սկանավորումը և ուղղորդումը: Սա վերացնում է ձեռքով մշակման անհրաժեշտությունը, նվազագույնի է հասցնում սխալները և, ամենակարևորը, բարձրացնում է արտադրողականությունը:
Ասել է թե՝ ձեր աշխատակիցներն այլևս կարիք չունեն կենտրոնանալու ձեռքով տվյալների մուտքագրման և մշակման վրա, ինչը ավելի շատ ժամանակ է ազատում ռազմավարական գործունեության համար:
Ճարպկություն
Արագաշարժ բիզնեսը տվյալների վրա հիմնված բիզնես է: Բայց եթե ձեր կարևոր տվյալները ապրում են թղթային փաստաթղթերում կամ էլ. նամակներում, դուք չեք կարող դրանից որևէ վերլուծական արժեք ստանալ:
2022թ. 333,2 միլիարդ էլ ուղարկվել և ստացվել են ամբողջ աշխարհում, այնպես որ մտածեք, թե որքան արժեքավոր տեղեկատվություն կարող էր սնվել կենսական բիզնես գործընթացներում՝ որոշումներ կայացնելու համար: Երբ տվյալները մատչելի չեն, դուք չեք կարող արագ գործել, անկախ նրանից՝ մենք խոսում ենք բողոքող հաճախորդի հետ գործ ունենալու կամ վաճառողի հաշիվ-ապրանքագրի մշակման մասին:
Զապիերը բացահայտում է դա Աշխատակիցների 73%-ը 1-ից 3 ժամ ծախսում է տեղեկատվություն կամ որոշակի փաստաթուղթ փնտրելու համար. Բացի այդ, գրասենյակի աշխատողների 76%-ը մինչև 3 ժամ ծախսում է ձեռքով տվյալների մուտքագրման վրա:
Աղբյուր՝ Զապիեր։
Այնուամենայնիվ, փաստաթղթերի ավտոմատ դասակարգումը և երթուղին կարող են արագ և ճշգրիտ ուղարկել փաստաթղթերը ճիշտ բաժին կամ անհատին, որին պետք է համապատասխան քայլեր ձեռնարկել: Նմանապես, կազմակերպությունները կարող են իրական ժամանակում տեսանելիություն ձեռք բերել մուտքային փաստաթղթերի կարգավիճակի և մշակման վերաբերյալ: Սա կարող է օգնել թիմերին առաջնահերթություն տալ աշխատանքին և ավելի լավ որոշումներ կայացնել՝ բարձրացնելով արագաշարժությունն ու արձագանքելու ունակությունը:
Ավելի ցածր ծախսեր
Փոստի սենյակի ավտոմատացումը կարող է նաև օգնել նվազեցնել ծախսերը՝ վերացնելով ձեռքով մշակման անհրաժեշտությունը և նվազեցնելով սխալների հավանականությունը:
Ավտոմատացման միջոցով դուք կարող եք նվազեցնել կախվածությունը թղթի վրա հիմնված գործընթացներից, որոնք կարող են թանկ և ժամանակատար լինել: Ավտոմատացումը կարող է նաև օգնել կրճատել աշխատուժի ծախսերը, քանի որ ավելի քիչ աշխատակիցներ են պահանջվում փոստատան գործընթացը կառավարելու համար: Բացի այդ, այն կարող է ազատել պահեստային տարածք:
Լայն օգտագործման պատյաններ
Ձեր փոստի սենյակի ավտոմատացումն առաջարկում է օգտագործման դեպքերի լայն շրջանակ, որոնք կարող են հեշտացնել գործառնությունները և խթանել արդյունավետությունը ոլորտներում, ինչպիսիք են առողջապահությունը, ֆինանսները, իրավաբանական ծառայությունները, մարդկային ռեսուրսները, կրթությունը և կառավարությունը:
Աղբյուր՝ Unsplash.
Բացի այդ, այն կարող է օգնել ստանդարտ բիզնես գործընթացներին, ինչպիսիք են կրեդիտորական պարտքերը, հաճախորդների հաղորդակցությունը, համապատասխանությունը և գրառումների կառավարումը:
Յուրաքանչյուր արդյունաբերություն և բաժին կարող է օգտվել ավտոմատացումից յուրօրինակ ձևերով: Օրինակ, առողջապահական ծառայություններ մատուցողները կարող են պարզեցնել հիվանդի տեղեկատվությունը, մինչդեռ հավաքագրողները կարող են ավտոմատացնել ռեզյումեի մշակումը: Այս առավելությունների ըմբռնումը կարող է օգնել կազմակերպություններին օգտագործել փոստային սենյակի ավտոմատացումը առավելագույն ազդեցության համար:
Ի վերջո, 2023 թվականին բիզնես գործարկելը նշանակում է ավելի կանաչ պրակտիկաների կիրառում, և այստեղ էլ կարող է օգնել փոստի ավտոմատացումը: Տեխնոլոգիան թույլ է տալիս ընկերություններին նվազագույնի հասցնել իրենց ածխածնի հետքը՝ նվազեցնելով կախվածությունը թղթի վրա՝ ի վերջո հնարավորություն տալով նրանց աշխատել ավելի կայուն:
Ինչպե՞ս իրականացնել փոստային սենյակի ավտոմատացում:
Փոստի սենյակի ավտոմատացման ծրագրային ապահովում գնելը բավարար չէ հաջող իրականացումն ապահովելու համար: Դուք պետք է ուշադիր գնահատեք ձեր բիզնեսի եզակի պահանջները՝ առավելագույն ազդեցության համար տեխնոլոգիան օգտագործելու համար:
Ահա պարզ վեց քայլից բաղկացած գործընթաց:
- Աուդիտ կատարեք ձեր ընթացիկ փոստի սենյակումԳնահատեք ձեր փոստասենյակի ընթացակարգերը, ներառյալ ներգնա փոստի ծավալը, փաստաթղթերի տեսակները և փաստաթղթերի ձեռքով կառավարումը:
- Սահմանեք փոստային սենյակի ավտոմատացման նպատակները. Ինչի՞ եք ակնկալում հասնել: Կրճատե՞լ մշակման ժամանակը, բարելավել ճշգրտությունը, թե՞ բարձրացնել շարժունությունը:
- Ընտրեք ճիշտ լուծումը. Բացահայտեք փոստային սենյակների ավտոմատացման տարբեր վաճառողներ՝ ձեր բիզնեսի համար ճիշտ լուծում գտնելու համար:
- Ապահովել անձնակազմի գնումը. Նոր տեխնոլոգիաների ներդրումը կարող է վախեցնել: Կրթեք ձեր անձնակազմին ձեր ընտրած գործիքի վերաբերյալ և տրամադրեք համապատասխան ուսուցում:
- Իրականացնել նոր համակարգը.
- Մոնիտոր: Հետևեք նոր համակարգին և անհրաժեշտության դեպքում կատարեք ճշգրտումներ՝ համոզվելու համար, որ այն օգնում է ձեզ հասնել ձեր նպատակներին:
Որո՞նք են փոստի ավտոմատացման համակարգի հիմնական առանձնահատկությունները:
Երբ խոսքը վերաբերում է փոստի ավտոմատացման համակարգերին, ոչ բոլոր լուծումներն են ստեղծված հավասար: Դուք պետք է ուշադրություն դարձնեք հետևյալ հատկանիշներին և հնարավորություններին.
- Ընդլայնված OCR և խորը ուսուցման հնարավորություններ:
- Տարբեր փաստաթղթերի ավտոմատ նկարահանում տարբեր սարքերից:
- Բարդ փաստաթղթերի մշակում.
- Խելացի տվյալների արդյունահանում:
- Աշխատանքային հոսքի ավտոմատացում՝ նախապես սահմանված կանոններով՝ տեղեկատվությունը ճիշտ բաժիններին և մարդկանց ուղղորդելու համար:
- Ցածր կոդով կամ առանց կոդերի հարթակ ավելի արագ իրականացման համար:
- Ուժեղ ինտեգրումներ այլ բիզնես համակարգերի հետ միասնական էկոհամակարգի համար:
- Ապահով պահեստավորում:
- Օգտագործողի համար հարմար ինտերֆեյս կազմակերպությունում ավելի հեշտ ընդունումը հեշտացնելու համար:
Փոստի սենյակների ավտոմատացման լավագույն լուծումները 2023 թ
Նանոնեցներ
Nanonets-ը AI-ով աշխատող OCR API է, որը կարող է վայրկյանների ընթացքում չկառուցված տվյալներ հանել մուտքային փոստից: Այն վստահում են համաշխարհային ընկերությունների կողմից և բարձր ծախսեր և ժամանակ է խնայում ժամանակակից փոստի սենյակներում: Բոլոր օպերացիոն համակարգերի հետ իր համատեղելիությամբ օգտվողները կարող են հեշտությամբ ինտեգրել այն ավելի քան 5000 հավելվածների հետ իր API-ի և Zapier ինտեգրման միջոցով:
Լուծումը պահանջում է քիչ կամ բացակայող ուսուցման տվյալներ և առաջարկում է արտահանման բազմաթիվ տարբերակներ՝ այն դարձնելով իդեալական այն կազմակերպությունների համար, որոնք ցանկանում են պարզեցնել իրենց փաստաթղթերի մշակման աշխատանքային հոսքերը: Ավելին, Nanonets-ն առաջարկում է անվճար ծրագրեր, հաճախորդների 24×7 աջակցություն, անվճար միգրացիոն օգնություն և այլն:
Ընդհանուր առմամբ, Nanonets-ը հիանալի լուծում է այն կազմակերպությունների համար, որոնք ցանկանում են բարելավել արդյունավետությունը և նվազեցնել ծախսերը՝ կապված տվյալների ձեռքով մուտքագրման հետ: Իր AI-ով աշխատող OCR հնարավորություններով, ինտեգրման լայն ընտրանքներով և արտահանման բազմաթիվ ընտրանքներով՝ Nanonets-ը լավագույն ընտրությունն է ժամանակակից փոստի սենյակների համար ամբողջ աշխարհում:
Ամրագրեք ցուցադրություն և սկսեք ավտոմատացնել ձեր փոստի սենյակը:
G2 միավոր՝ 4,9/5
Ephesoft
Ephesoft-ը Կալիֆորնիայում հիմնված ծրագրային ընկերություն է, որն օգտագործում է AI և ML՝ բիզնեսներին օգնելու ավտոմատացնել փոստատան գործընթացները: Նրանք առաջարկում են փաստաթղթերի ավտոմատացված մշակում, ներառյալ.
- Դասակարգում;
- Արդյունահանում;
- Տվյալների երթուղում տարբեր փաստաթղթերի տեսակներից:
Վաճառողը պնդում է, որ իրենց լուծումը մասշտաբային է և հարմարվող՝ տարբեր չափերի բիզնեսների հատուկ կարիքները բավարարելու համար:
G2 միավոր՝ 4,5/5
Էբբի
ABBYY FlexiCapture-ը տվյալների արդյունահանման ծրագիր է, որը փաստաթղթերը վերածում է օգտագործելի, մատչելի բիզնես տվյալների՝ անկախ կառուցվածքից, լեզվից կամ բովանդակությունից:
Ավտոմատացնելով ամբողջ գործընթացը՝ փաստաթղթերի սկանավորումից մինչև տվյալների արդյունահանում, FlexiCapture for Mailrooms-ն ապահովում է մուտքային փաստաթղթերի արագ, ճշգրիտ և անվտանգ մշակումը, ինչպիսիք են հաշիվ-ապրանքագրերը, գնումների պատվերները և հաճախորդների նամակագրությունը:
Բարձր կարգավորելի լուծումը թույլ է տալիս կազմակերպություններին հարմարեցնել համակարգը իրենց կարիքներին և ինտեգրել այն առկա աշխատանքային հոսքերին և համակարգերին:
G2 միավոր՝ 4,3/5
Ռոսսում
Rossum-ը ամպի վրա հիմնված լուծում է, որն առաջարկում է փաստաթղթերի մշակման խելացի հնարավորություններ: Այն կարող է պարզեցնել փաստաթղթերի մշակման կյանքի ցիկլը՝ ավտոմատացնելով փոստի և փաստաթղթերի բարդ ընդունումը բազմաթիվ ալիքներով և ճշգրիտ հավաքելով և ստուգելով տվյալները՝ նախքան դրանք վերջնական նպատակակետ ուղարկելը:
Օգտատերերը հայտնել են, որ ծրագրաշարը կարող է արագ սկանավորել և կորզել էական տվյալներ տարբեր փաստաթղթերից, ինչպիսիք են հաշիվ-ապրանքագրերը և գնումների պատվերները: Այնուհետև արդյունահանված տվյալները կարող են վավերացվել և ավտոմատ կերպով մուտքագրվել այլ բիզնես համակարգեր, ինչպիսիք են ERP համակարգերը, առանց ձեռքով տվյալների մուտքագրման անհրաժեշտության:
Այնուամենայնիվ, որոշ օգտվողներ նշել են, որ լուծումը կարող է ծախսատար լինել, ինչը կարող է հարմար չլինել փոքր բիզնեսի համար:
G2 միավոր՝ 4,4/5
Եզրակացություն
Մշտապես զարգացող բիզնես լանդշաֆտում տեղեկատվության արագ հավաքումը, մշակումը և վերլուծությունը շատ կարևոր է:
Ժամանակակից թվային փոստի սենյակը կարող է բարելավել գործառնական արդյունավետությունը, համապատասխանությունը և անվտանգությունը՝ միաժամանակ նվազեցնելով ծախսերը և մատուցելով հաճախորդների և աշխատակիցների ավելի լավ փորձ: Ամենակարևորը, այն կարող է հսկայական բարելավումներ կատարել, այնպես որ գործեք հիմա:
Նանոնեցներ AI-ի վրա հիմնված OCR լուծում է, որը կարող է 95+% ճշգրտությամբ մուտքային հաղորդակցություններից տեղեկատվություն որսալ և քաղել, որոնց վստահում են ավելի քան 1000 գործընկերներ և հաշվում: Թույլ մի տվեք, որ փոստի դանդաղ առաջադրանքները հետ պահեն ձեր բիզնեսը, և թույլ տվեք մեզ ավտոմատացնել ձեր փոստի սենյակը առավելագույն ազդեցության համար: